Bu rol, yaratıcı bir stüdyoda idari destek sağlamaya odaklanmakta olup, takvim yönetimi, müşteri iletişimi, faturalama ve dosya organizasyonu gibi görevleri kapsamaktadır. Aday, günlük operasyonların sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlama konusunda önemli bir rol oynamakta ve detay odaklı dinamik bir ortamda baş tasarımcı ile yakın işbirliği içinde çalışmaktadır.

İşveren Hakkında:

Müşteri, ABD merkezli büyüyen bir iç mimari stüdyosudur ve konut ve butik ticari müşteriler için sıcak, kişiselleştirilmiş alanlar yaratma konusunda uzmanlaşmıştır. Mood board'lardan nihai stilizasyona kadar, marka her müşterinin kişiliğini yansıtan bir şekilde işlev ve estetiği harmanlamasıyla tanınmaktadır. Stüdyonun büyümesiyle birlikte, ekip, arka uç operasyonlarını ve müşteri iletişimini kolaylaştırmak için güvenilir, detay odaklı bir İdari Sanal Asistan aramaktadır.

Şirketin Temel Değerleri:

• Öncelik İnsanlar: İnsanlar için tasarlıyoruz, trendler için değil
• Detaylar Önemlidir: Hassasiyet ve incelik zanaatimizin bir parçasıdır
• Prosesin Sahibi Ol: Her proje bir işbirliğidir. Hesap verebilirliği değerlendiriyoruz
• Öğren & Uyum Sağla: Meraklı, açık kalıyoruz ve her zaman gelişiyoruz

Bu Rolün Amaçları:

• Tasarım ekibinin düzenli kalmasını, müşteri iletişiminin zamanında ve profesyonel olmasını ve iç süreçlerin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlayan yüksek kaliteli idari destek sunmak. İdari Sanal Asistan, yaratıcı ekibin harika tasarım çalışmaları sunmaya odaklanmasını sağlayan programlama, belgeler ve günlük görevleri yönetecektir.

Sorumluluklar:

• Baş tasarımcı için gelen kutusu, takvim ve randevu programlamasını yönetmek
• Müşteri sorgularına yanıt vermek ve proje aşamaları veya bir sonraki adımlar hakkında takip yapmak
• Proje klasörleri, zaman çizelgeleri ve müşteri onboarding belgelerini oluşturmak ve düzenlemek
• Şablonları kullanarak faturalar, tahminler ve teklifler hazırlamak
• Tedarikçi iletişimleri, envanter takibi ve müşteri kayıtları için veritabanlarını sürdürmek
• Tasarım sunumları, mood board'lar ve alışveriş listeleri derlemeye yardımcı olmak
• Trello veya Notion gibi araçlarda görev panolarını ve kontrol listelerini güncellemek
• Baş tasarımcı için kişisel asistan görevlerini yerine getirmek (seyahat rezervasyonu, malzeme siparişi vb.)
• Süregelen müşteri projeleri için haftalık durum raporları oluşturmak

• 2+ yıl yönetici veya ofis asistanı pozisyonlarında deneyim (uzaktan veya ofiste)
• Güçlü sözlü ve yazılı İngilizce iletişim becerileri
• Son derece organize, mükemmel zaman yönetimi ve önceliklendirme becerilerine sahip
• E-posta yönetimi, belge formatlama ve çevrimiçi dosya sistemleri (Google Drive, Dropbox) ile rahat
• Trello, Notion veya benzeri proje yönetim araçlarına aşina
• Elektronik tablolar (Google Sheets veya Excel) konusunda yetkin

Olması güzel:

• İç mimarlık, mimarlık veya ev hazırlığı gibi yaratıcı sektörlerde çalışma deneyimi
• Temel sunum desteği için Canva, PowerPoint veya Adobe ile aşinalık
• QuickBooks, HoneyBook veya Wave gibi fatura platformları hakkında temel bilgi
• Müşteriler veya satıcılarla e-posta ve sohbet uygulamaları aracılığıyla koordinasyon deneyimi
• Hafif içerik planlama veya ilham kaynağı olarak Pinterest, Instagram veya Houzz bilgisi