行政专注的虚拟助理

Outsource Recruiter

₱40-60K[月薪]
远程工作1-3年经验学历不限全职
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远程工作详情

工作开放国家菲律宾

语言要求英语

此远程作业对特定国家的候选人开放。请确认您是否想要继续,尽管有可能的位置限制

职位描述

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职位描述

该职位专注于创意工作室中的行政支持,处理日历管理、客户沟通、发票和文件组织。候选人在确保日常运营顺利进行方面发挥关键作用,与首席设计师在一个注重细节和动态的环境中紧密合作。


关于雇主:


该客户是一家位于美国的不断发展的室内设计工作室,专注于为住宅和精品商业客户创造温馨、个性化的空间。从情绪板到最终造型,该品牌以其将功能与美学相结合的方式而闻名,反映了每位客户的个性。随着工作室的扩展,团队正在寻找一位可靠、注重细节的行政虚拟助理,以帮助简化后台运营和客户沟通。


公司核心价值观:

  • 以人为本:我们为人而设计,而不是为趋势
  • 细节重要:精确和抛光是我们工艺的一部分
  • 拥有过程:每个项目都是一次合作。我们重视问责制
  • 学习与适应:我们保持好奇,开放,并不断改进


该角色的目标:


  • 提供高质量的行政支持,以确保设计团队保持组织有序,客户沟通及时且专业,并且内部流程顺畅。行政虚拟助理将管理日程安排、文件和日常任务,使创意团队能够专注于提供出色的设计工作。


职责:


  • 管理首席设计师的收件箱、日历和预约安排
  • 响应客户询问,并跟进项目里程碑或下一步措施
  • 创建和组织项目文件夹、时间表和客户入职文件
  • 使用模板准备发票、估算和提案
  • 维护供应商联系人、库存跟踪和客户记录的数据库
  • 协助整理设计演示、情绪板和购物清单
  • 在Trello或Notion等工具中更新任务板和清单
  • 处理首席设计师的个人助理任务(预订旅行、订购用品等)
  • 生成进行中的客户项目的每周状态报告

职位要求

  • 2年以上行政或执行助理职位的经验(虚拟或办公室)
  • 良好的英语口头和书面沟通能力
  • 高度组织化,具备出色的时间管理和优先级排序能力
  • 熟悉处理电子邮件、文档格式化和在线文件系统(Google Drive, Dropbox)
  • 了解Trello、Notion或类似的项目管理工具
  • 精通电子表格(Google Sheets或Excel)
  • 能够独立工作,预见需求,并适应变化


附加优先考虑:


  • 在室内设计、建筑或家居布置等创意行业工作的经验
  • 熟悉Canva、PowerPoint或Adobe以支持基本的演示
  • 对QuickBooks、HoneyBook或Wave等开票平台有基本了解
  • 有通过电子邮件和聊天应用程序与客户或供应商协调的经验
  • 了解Pinterest、Instagram或Houzz以进行轻量内容排程或灵感收集
组织能力英语日程安排时间管理书面沟通电子邮件管理项目管理谷歌工作区
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Jomari Tejeresas

HR OfficerOutsource Recruiter

今日回复 1 次

发布于 10 July 2025

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