该职位专注于创意工作室中的行政支持，处理日历管理、客户沟通、发票和文件组织。候选人在确保日常运营顺利进行方面发挥关键作用，与首席设计师在一个注重细节和动态的环境中紧密合作。

关于雇主：

该客户是一家位于美国的不断发展的室内设计工作室，专注于为住宅和精品商业客户创造温馨、个性化的空间。从情绪板到最终造型，该品牌以其将功能与美学相结合的方式而闻名，反映了每位客户的个性。随着工作室的扩展，团队正在寻找一位可靠、注重细节的行政虚拟助理，以帮助简化后台运营和客户沟通。

公司核心价值观：

• 以人为本：我们为人而设计，而不是为趋势
• 细节重要：精确和抛光是我们工艺的一部分
• 拥有过程：每个项目都是一次合作。我们重视问责制
• 学习与适应：我们保持好奇，开放，并不断改进

该角色的目标：

• 提供高质量的行政支持，以确保设计团队保持组织有序，客户沟通及时且专业，并且内部流程顺畅。行政虚拟助理将管理日程安排、文件和日常任务，使创意团队能够专注于提供出色的设计工作。

职责：

• 管理首席设计师的收件箱、日历和预约安排
• 响应客户询问，并跟进项目里程碑或下一步措施
• 创建和组织项目文件夹、时间表和客户入职文件
• 使用模板准备发票、估算和提案
• 维护供应商联系人、库存跟踪和客户记录的数据库
• 协助整理设计演示、情绪板和购物清单
• 在Trello或Notion等工具中更新任务板和清单
• 处理首席设计师的个人助理任务（预订旅行、订购用品等）
• 生成进行中的客户项目的每周状态报告

• 2年以上行政或执行助理职位的经验（虚拟或办公室）
• 良好的英语口头和书面沟通能力
• 高度组织化，具备出色的时间管理和优先级排序能力
• 熟悉处理电子邮件、文档格式化和在线文件系统（Google Drive, Dropbox）
• 了解Trello、Notion或类似的项目管理工具
• 精通电子表格（Google Sheets或Excel）
• 能够独立工作，预见需求，并适应变化

附加优先考虑：

• 在室内设计、建筑或家居布置等创意行业工作的经验
• 熟悉Canva、PowerPoint或Adobe以支持基本的演示
• 对QuickBooks、HoneyBook或Wave等开票平台有基本了解
• 有通过电子邮件和聊天应用程序与客户或供应商协调的经验
• 了解Pinterest、Instagram或Houzz以进行轻量内容排程或灵感收集