İŞ UNVANI: Küresel Operasyonlar Direktörü için Sanal Asistan

RAPOR EDİLEN: DGO

LOKASYON: Uzaktan

PROGRAM: Pazartesi – Cuma, 08:30 – 17:30 EST (1 saatlik ücretsiz öğle molası), haftada 40 saat

MAAŞ: Saatlik $8–$10 (deneyime göre değişken)

POZİSYONUN GENEL GÖRÜNÜMÜ:

DGO için Sanal Asistan, DGO'ya günlük operasyonlar, stratejik koordinasyon ve yönetici düzeyindeki idari görevlerde destek sağlamaktan sorumlu yüksek performanslı bir idari ortaktır. İdari verimlilik, yüksek düzeyde Excel çalışması, belge hazırlama, programlama ve birden fazla departman arasında koordinasyona daha fazla odaklanmaktadır. İdeal aday, proaktif, son derece organize bir problem çözücü olup, hızlı tempolu uzaktan çalışma ortamında başarılı olan ileri düzeyde Excel bilgi ve becerisine sahip olmalıdır. Günlük operasyonel detayları yöneterek ve iş akışlarını düzenleyerek DGO'nun zamanının stratejik önceliklere harcanmasını sağlayacaktır.

ANA SORUMLULUKLAR:

Yönetici ve İdari Destek

• İç ve dış görüşmeler için toplantıları planlayın ve lojistikleri koordine edin.
• Veri izleme, analiz ve görselleştirme için ileri düzey Excel becerilerini kullanarak raporlar, sunumlar ve belgeleri hazırlayın ve biçimlendirin.
• DGO adına e-postaları tarayın, önceliklendirin ve yanıtlayın, zamanında geri dönüşleri sağlayın.
• Referans materyallere ve kayıtlara kolay erişim sağlamak için düzenli dijital dosyalar tutun.

Operasyonel ve Raporlama Desteği

• İzleyicilerin ve operasyonel raporların oluşturulması, sürdürülmesi ve iyileştirilmesine yardımcı olun.
• Yönetici karar verme süreçlerini bilgilendirmek için veri konsolidasyonu ve analizi destekleyin.
• Toplantılardan eylem maddelerini takip edin ve birden fazla departman arasında zamanında tamamlanmasını sağlayın.

Proje Koordinasyonu

• DGO'ya özel projeleri denetlemesinde destek verin, zaman çizelgeleri, teslimatlar ve iletişimlerin yolunda olduğundan emin olun.
• Proje kilometre taşlarını takip etmek için yüksek düzeyde ClickUp bilgi ve becerisi gereklidir.
• DGO ile departman başkanları arasında eylem maddeleri ve son tarihler konusunda netliği sağlamak için aracı olun.

İletişim ve Belgeleme

• İç notları, SOP'leri, raporları ve yönetici özetlerini taslak halinde hazırlayın, düzeltin ve biçimlendirin.
• Toplantı gündemlerini hazırlayın, detaylı notlar alın ve gerekirse takip belgelerini dağıtın.
• Gizliliği koruyun ve hassas bilgileri titizlikle yönetin.

BAŞARI METRİKLERİ:

• COO’nun idari ve raporlama yükü azaltılarak yüksek etkili stratejilere odaklanılması sağlanır.
• Yönetici düzeyindeki raporlar ve izleyiciler sürekli olarak doğru, net ve zamanında olur.
• COO denetimindeki projeler ve görevler minimum takip gerektiren son tarihlere uyar.
• COO ile departmanlar arasındaki iletişim düzenli ve etkili hale gelir.

• 3+ yıllık deneyim, bir üst düzey asistan, operasyon desteği veya idari rolde - tercihen uzaktan çalışma ortamında.
• Üst düzey yöneticilere uygun raporlar ve sunumlar hazırlama konusunda kanıtlanmış deneyim.
• Bölümler arası girişimleri koordine etme ve teslimatları takip etme deneyimi.

YETENEKLER:

• Microsoft Excel'de (pivot tablolar, VLOOKUP, makrolar, grafikler ve koşullu biçimlendirme) ileri düzey yeterlilik.
• Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), proje yönetim araçları (Clickup) ve iletişim platformları (Telegram, Zoom) konularında güçlü hakimiyet.
• Olağanüstü yazılı ve sözlü iletişim becerileri.
• İstisnai organizasyon becerileri ve detaylara dikkat.

ÖZELLİKLER:

• Proaktif, kaynak kullanma yeteneğine sahip ve çözüm odaklı.
• Sıkı teslim tarihlerinde birden fazla görevi önceliklendirme ve yönetme yeteneği.
• Her zaman profesyonellik ve gizliliği korur.
• Minimum denetimle güçlü problem çözme yeteneği.