• Techzu, Singapur'daki KOBİ'lerin web siteleri, e-ticaret platformları, özel yazılımlar ve otomasyon araçları aracılığıyla dijitalleşmelerine yardımcı olan büyüyen bir yazılım ve yapay zeka şirketidir. Hızlı, yalın ve sonuç üreten sistemler inşa etmeye odaklanmış bir ekibiz.

• Yönetici Direktör (MD) için doğrudan destek sağlayacak son derece kaynak yaratabilen, bağımsız ve çözüm odaklı bir İfade Asistanı ve Operasyon Koordinatörü arıyoruz. Bu rol, MD'nin günlük operasyonları yöneterek, iç sistemleri geliştirerek, proje koordinasyonunu üstlenerek ve ekipler arasında tutarlı bir takip sağlayarak zamanını serbest bırakmasına yardımcı olacaktır.

Rol Genel Bakışı

• Bu, sadece emir almakla kalmayıp, ileri düşünen, sorunları daha oluşmadan çözen ve işin her gün daha akıcı bir şekilde yürümesine aktif olarak yardımcı olan biri için tasarlanmış kritik bir roldür. İdari işler, insan kaynakları, finans takibi, iç raporlama, temel araştırma ve koordinasyon görevlerini üstleneceksiniz. Ayrıca, önerilerde bulunma, engelleri çözme ve bağımsız olarak çözümler üretme konusunda da güvenileceksiniz — sadece kontrol listelerini tamamlamakla kalmayacaksınız.

Ana Sorumluluklar

İdari Operasyonlar & İç Koordinasyon

• İç belgeler için şirket intranet sitesini oluşturmak ve sürdürmek
• MD ile birlikte departmanlar arasında SOP’ları belgelemek ve yönetmek
• İç klasörleri, şablonları ve belgeleri organize etmek ve yönetmek
• Sözleşmeler ve anlaşma belgelerinin (Gizlilik Sözleşmeleri, proje anlaşmaları vb.) koordinasyonunu ve yönetimini sağlamak
• Şirket genelinde bir görev takipçisi tutmak ve devredilen maddeleri takip etmek

İnsan Kaynakları Desteği

• İlanları yayınlamak, mülakatları planlamak ve yeni çalışanların işe alım sürecine yardımcı olmak
• Takım performansını izlemek ve bir performans gösterge tablosu tutmak
• Şirketin performans değerlendirme sistemini birlikte geliştirmek ve yönetmek
• İzinleri, doğum günlerini, sözleşme sürelerini ve İK kayıtlarını takip etmek ve kaydetmek
• İK belgeleri hazırlamak, örneğin iş sözleşmeleri, deneme süresi onayları ve istifa kabul veya onay mektupları

Hafif Finans & Muhasebe

• Ödenmesi gereken düzenli faturaları hazırlamak ve yönetmek
• Vadesi geçmiş ödemeleri takip etmek ve peşinden koşmak
• Sağlanan verilere dayalı olarak takım komisyonlarını takip etmek
• Fişleri yüklemek ve kategorize etmek
• Mali belgeleri sürdürmek için muhasebeci ile koordine olmak

Proje & Durum Raporlama

• Departmanlar arasında iç ve müşteri projelerinin ilerlemesini takip etmek
• İlerleme güncellemeleri ve son tarihler için takım üyeleriyle takip yapmak
• Proje güncellemeleri, engeller ve vadesi gelen maddeler hakkında MD için haftalık bir rapor hazırlamak
• Takıma bekleyen görevler ve son tarihler hakkında hatırlatmalar göndermek

Uygulama & Toplantı Desteği

• Gündemleri hazırlamak ve toplantı lojistiklerini koordine etmek
• Toplantılar sırasında not almak ve takip eden eylemleri izlemek
• Nelerin ilerlediği, nelerin stuck olduğu ve MD'nin gözden geçirmesi gerekenlerin haftalık özet raporunu tutmak
• Takım genelinde çözülmemiş eylem maddeleri üzerinde proaktif bir şekilde takip yapmak

E-posta, Takvim & Teklif Desteği

• MD’nin gelen kutusunu filtreler ve yapılandırılmış etiketler kullanarak organize etmek ve önceliklendirmek
• Standart şablonları kullanarak hassas olmayan e-postalara yanıt vermek
• Toplantıları planlamak, katılımı doğrulamak ve hatırlatmalar göndermek
• Mevcut şablonları kullanarak iş tekliflerini formatlamak ve göndermek

Araştırma & Geliştirme Desteği

• Rakipler, pazar trendleri, UX/UI kalıpları ve araçlar üzerinde araştırma yapmak
• MD için ürün fikirlerini ve ilham kaynaklarını organize etmek
• Bulguları özetlemek ve basit iç araştırma belgeleri oluşturmak
• Referanslar ve örneklerle bir Ar-Ge kütüphanesi sürdürmek

Satış & İş Geliştirme Desteği

• Müşteri hizmet sözleşmelerini hazırlamak ve güncellemek
• Satış sunumlarını veya ürün tanıtımlarını özelleştirmek ve düzenlemek
• Satış malzemeleri, vaka çalışmaları ve PSG belgelerinin güncellenmiş bir klasörünü sürdürmek
• Yeni potansiyel müşteriler veya tekliflerin hazırlanmasında yardımcı olmak

Gereksinimler

• İyi derecede yazılı ve sözlü İngilizce
• İdari, operasyonel veya yönetici asistanlığı alanında en az 2 yıl deneyim
• Son derece kaynak yaratıcı ve çözüm odaklı - yanıtlar bulursunuz, sadece sorular sormazsınız
• Güçlü eleştirel düşünme ve bağımsız yargı - ne zaman harekete geçeceğinizi ve ne zaman yükselteceğinizi bilirsiniz
• İzleme, hesap verebilirlik ve ayrıntılara dikkat konusunda kanıtlanmış bir geçmiş
• Google Workspace’te yeterlilik (Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail, Calendar)
• Birden fazla hareketli parçayı yönetebilme ve diğerlerini yolunda tutabilme yeteneği
• Son derece organize, proaktif ve stres altında sakin kalabilme

Bonus (Tercih Edilen Nitelikler)

• Muhasebe deneyimi
• Bir kurucu veya liderlik ekibine destekleme deneyimi
• Teknoloji veya hizmet tabanlı bir şirkette önceki çalışma deneyimi

Çalışma Saatleri

• Tam zamanlı
• Yılda 12 gün ücretli izin
• Singapur Resmi Tatillerine uymak
• MD ile günlük check-in gereklidir