Tentang Peran

Kami mencari Koordinator Dukungan Layanan yang sangat terorganisir, proaktif, dan berorientasi pada detail untuk mengelola proses administratif dan operasional secara menyeluruh yang mendukung tim layanan lapangan kami. Peran ini memastikan penjadwalan, komunikasi, pengelolaan bahan, dan dokumentasi berjalan lancar di berbagai departemen.

Kandidat ideal unggul dalam lingkungan yang serba cepat, berkomunikasi dengan jelas, dan bertanggung jawab atas operasi layanan maupun tugas rantai pasok. Posisi ini bersifat jarak jauh dengan peluang pertumbuhan yang kuat di bidang operasional.

Rincian Pekerjaan

• Pengaturan Kerja: Kerja Dari Rumah
• Jadwal: Senin sampai Jumat | 20.00 hingga 05.00 Waktu Filipina
• Hari Libur: Hari libur nasional Filipina

Tanggung Jawab Utama

Operasi Layanan & Penjadwalan

• Menjadwalkan semua kunjungan layanan berdasarkan kebutuhan pelanggan, ketersediaan teknisi, dan prioritas pekerjaan.
• Menanggapi pertanyaan klien terkait permintaan layanan, penjadwalan, dan status pekerjaan.
• Mengkoordinasikan dengan teknisi lapangan untuk memperoleh pembaruan pekerjaan dan membuat kunjungan layanan baru sesuai kebutuhan.
• Memelihara catatan layanan dan status pekerjaan yang akurat dalam sistem internal.

Koordinasi Bahan

• Mengelola dan melacak bahan, produk, dan peralatan yang dibutuhkan untuk pekerjaan layanan.
• Mengkoordinasikan logistik pengiriman, distribusi, dan transfer bahan ke teknisi atau lokasi pekerjaan.
• Memesan bahan dan produk untuk mendukung proyek dan kunjungan layanan yang sedang berlangsung.
• Memastikan bahan tersedia sesuai jadwal untuk mencegah keterlambatan kegiatan layanan.

Dukungan Akuntansi & Dokumentasi

• Membuat Catatan Penerimaan Barang (GRN) menggunakan perangkat lunak Zoho Accounting.
• Mengkoordinasikan pengiriman ke pelanggan dan memastikan semua dokumentasi terkait telah lengkap.
• Bekerja sama dengan tim akuntansi untuk menjaga catatan inventaris, pembelian, dan penerimaan barang yang akurat dan terkini.
• Membantu merekonsiliasi pesanan pembelian, faktur, dan konfirmasi pengiriman.

Komunikasi Lintas Fungsi

• Berkoordinasi dengan staf layanan lapangan, personel gudang/logistik, pemasok, dan departemen internal.
• Menyampaikan perubahan penjadwalan, pembaruan pengiriman, dan kebutuhan pekerjaan dengan jelas dan tepat waktu.
• Mendukung tim operasional dengan pelaporan, analisis, dan inisiatif peningkatan berkelanjutan.

Kualifikasi

• Pengalaman minimal 2 tahun dalam koordinasi layanan, dukungan operasional, atau bidang terkait.
• Keterampilan organisasi yang kuat dengan kemampuan mengelola berbagai prioritas.
• Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik.
• Pengalaman dengan perangkat lunak penjadwalan, inventaris, atau akuntansi (pengalaman Zoho menjadi nilai tambah).
• Kemampuan bekerja mandiri dalam lingkungan jarak jauh sambil memenuhi tenggat waktu.
• Familiar dengan proses pengadaan.
• Perhatian tinggi terhadap detail dan pola pikir pemecahan masalah.

Kompetensi Utama

• Berorientasi pada pelanggan dan responsif
• Keterampilan manajemen waktu yang kuat
• Proaktif dan sigap
• Melek teknologi dengan kemampuan mempelajari sistem baru dengan cepat
• Kolaboratif antar tim dan departemen