Ringkasan Posisi

Seorang Accounts Receivable Associate bertanggung jawab untuk menyiapkan faktur klien yang akurat, memastikan penagihan gaji, tunjangan, biaya manajemen, dan biaya terkait lainnya dilakukan dengan benar. Peran ini mendukung Manajer Akuntansi dalam menangani pertanyaan penagihan dan berkontribusi pada pelaporan keuangan, pemenuhan kepatuhan, serta koordinasi lintas fungsi dengan tim Rekrutmen. Posisi ini menuntut perhatian tinggi terhadap detail, ketepatan angka, dan kemampuan mengelola tanggung jawab pelaporan bulanan yang berulang.

Rincian Pekerjaan

• Jenis Pekerjaan: Penuh Waktu
• Jadwal: 09.00 – 18.00, Senin hingga Jumat (dapat berubah selama siklus penagihan)
• Dilaporkan Kepada: Manajer Akuntansi
• Pengaturan Kerja: Bekerja dari Rumah hingga Pemberitahuan Selanjutnya

Tugas dan Tanggung Jawab Utama

Persiapan Faktur Klien

• Validasi daftar karyawan lengkap per akun, termasuk pelacakan karyawan yang baru masuk
• Hitung secara akurat biaya gaji dan tunjangan lainnya untuk penagihan
• Pastikan ketepatan dan kelengkapan tarif manajemen yang ditagihkan kepada setiap klien
• Verifikasi dan sertakan biaya tambahan atau kredit dalam penagihan, seperti uang muka, lembur, tunjangan premium, dan ketidakhadiran

Penyelesaian Sengketa Faktur

• Membantu pengawas Akuntansi dalam menyelesaikan pertanyaan dan sengketa klien terkait faktur
• Berikan penjelasan rinci dan dokumentasi yang diperlukan kepada klien untuk menyelesaikan ketidaksesuaian secara efisien

Perhitungan Tarif All-Inclusive

• Berkolaborasi dengan Tim Rekrutmen untuk mendaftarkan proposal biaya klien baru dalam kalkulator all-inclusive
• Pastikan semua komponen tarif, termasuk gaji, tunjangan, dan biaya lainnya, tercakup secara akurat

Pelaporan dan Kepatuhan

• Hasilkan laporan faktur bulanan komprehensif untuk setiap klien, memastikan semua data akurat dan lengkap
• Ikut serta dalam penyusunan laporan keuangan bulanan dan akhir tahun, menyediakan data dan dukungan yang diperlukan untuk laporan keuangan yang akurat

Penagihan dan Pencatatan Faktur serta Pembayaran Klien

• Pantau faktur tertunggak dan secara proaktif menindaklanjuti klien untuk memastikan pembayaran tepat waktu. Terapkan strategi penagihan yang efektif untuk meminimalkan akun yang jatuh tempo
• Catat pembayaran klien secara akurat di QuickBooks, memastikan semua rincian sesuai dengan faktur dan akun klien terkait
• Lakukan rekonsiliasi rutin piutang untuk memastikan semua pembayaran tercatat dan diposting dengan benar. Tindak lanjuti segera apabila ada ketidaksesuaian
• Siapkan dan analisis laporan umur piutang untuk mengidentifikasi akun tertunggak dan memprioritaskan upaya penagihan
• Jaga komunikasi rutin dengan klien mengenai status akun mereka, tenggat waktu pembayaran, dan saldo tertunggak. Berikan pernyataan dan pengingat sesuai kebutuhan
• Pelihara catatan yang rinci dan terorganisir dari semua aktivitas penagihan, termasuk komunikasi dengan klien, janji pembayaran, dan tindak lanjut

Dukungan Lintas Fungsi

• Berikan dukungan kepada tim Rekrutmen dalam menghitung tarif all-inclusive sesuai kebutuhan
• Koordinasikan dengan pemangku kepentingan internal untuk memastikan data keuangan dan penagihan yang akurat

Kualifikasi:

• Gelar sarjana di bidang Akuntansi, Keuangan, atau bidang terkait diutamakan
• Pengalaman sebelumnya dalam piutang, penagihan, atau fungsi akuntansi umum merupakan nilai tambah
• Kemampuan numerik yang kuat dengan perhatian tinggi terhadap detail dan ketepatan
• Kemampuan mengelola tenggat waktu berulang dan beberapa laporan secara bersamaan
• Keterampilan komunikasi yang baik untuk koordinasi internal dan pertanyaan klien

Kompetensi Inti:

• Berorientasi pada detail dan sangat terorganisir
• Kemampuan analitis dan komputasi yang kuat
• Manajemen waktu dan disiplin tenggat waktu
• Kemampuan bekerja secara kolaboratif lintas tim
• Penanganan informasi keuangan rahasia secara profesional