المسمى الوظيفي: مساعد إداري افتراضي تنفيذي

الموقع: عن بُعد (يفضل القائمون عليه من الفلبين)

النوع: دوام كامل

الجدول الزمني: وفق ساعات العمل الأمريكية (مع المرونة حسب المتطلبات)

حول الدور

نبحث عن مساعد إداري افتراضي تنفيذي منظم للغاية واستباقي لدعم الإدارة التنفيذية في العمليات اليومية، والتواصل، والجدولة، وتنسيق المشاريع. المرشح المثالي يتمتع بدقة في التفاصيل، ومهارات تقنية متقدمة، وقادر على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة.

ستكون اليد اليمنى للفريق التنفيذي، حيث تضمن التعامل بكفاءة مع جميع الاحتياجات الإدارية والتواصلية والتنظيمية.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم الإداري

• إدارة جداول التنفيذيين، وتنسيق الاجتماعات، وتحديد المواعيد عبر المناطق الزمنية.
• إعداد وتنظيم المستندات والعروض التقديمية والتقارير.
• إدارة البريد الوارد—تحديد الأولويات، والرد على الرسائل، ووضع العلامات على الرسائل المهمة.
• تدوين محاضر الاجتماعات والمتابعة على بنود العمل.
• تنظيم الملفات والمجلدات وقواعد البيانات الرقمية في Google Drive أو أنظمة مماثلة.

إدارة التواصل

• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذيين والعملاء والفرق الداخلية.
• صياغة وتدقيق وإرسال المراسلات الرسمية نيابةً عن التنفيذيين.
• التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بحرص تام.

العمليات والتنسيق

• المساعدة في تتبع المشاريع باستخدام ClickUp أو Asana أو Trello.
• التنسيق مع عدة أقسام لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
• دعم عمليات التوظيف والتعيين أو التنسيق المتعلق بالموارد البشرية حسب الحاجة.
• إعداد جداول السفر والحجوزات وتسوية المصروفات (عند الطلب).

المؤهلات

• خبرة لا تقل عن سنتين كمساعد تنفيذي أو مساعد افتراضي أو منسق عمليات.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية، كتابيًا وشفهيًا.
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تحديد الأولويات بفعالية.
• إجادة Google Workspace (Docs وSheets وSlides وCalendar) وحزمة Microsoft Office.
• الإلمام بأدوات إدارة المهام (ClickUp أو Asana أو Trello أو Notion أو ما شابه).
• مهارات تقنية عالية والراحة في استخدام أدوات الأتمتة (مثل Zapier وSlack وأنظمة إدارة علاقات العملاء).
• مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية والنزاهة.

المهارات المفضلة

• خبرة في دعم التنفيذيين المقيمين في الولايات المتحدة.
• خبرة أساسية في مسك الدفاتر أو إعداد التقارير.
• معرفة ببرمجيات إدارة علاقات العملاء أو إدارة المشاريع.
• خبرة في الدعم الإبداعي أو التسويقي (مثل Canva أو جدولة وسائل التواصل الاجتماعي).