兼職行政助理（建築、工程與酒店業）

遠程 | 白班 | 偶爾可週末上班

您是一位組織能力強且主動積極的行政助理，擁有建築、工程及酒店業的豐富背景嗎？您能在快節奏的環境中茁壯成長，以高效、謹慎和解決問題的心態支持高層管理人員嗎？如果是這樣，我們希望聽到您的消息！

職位介紹：

我們的客戶是一位在建築、工程和酒店業的活躍企業主，正在尋找一位兼職行政助理以提供高層行政支持。此職位需要靈活性，包括在必要時接聽管理所有者的偶爾週末電話。

主要職責：

郵件管理

• 監控和管理客戶的電子郵件收件箱，確保及時回覆。
• 撰寫並發送專業的電子郵件通信。
• 與內部團隊成員收集信息以撰寫全面的回覆。
• 維護郵件記錄和文檔以供參考。

發票管理

• 追踪並識別未支付的發票，以確保及時付款。
• 將發票與相應的工作訂單匹配以確保準確性。
• 監控發票狀態（已發出與未發出）並根據需要進行跟進。
• 維護與發票相關的通信詳細記錄。

團隊協調

• 與內部團隊成員聯繫有關項目狀態和更新。
• 跟進待處理的任務和交付物，以確保按時完成。
• 以主動的方式確保客戶請求的及時完成。
• 促進客戶與內部團隊之間的清晰和高效的溝通。

2年以上的經驗直接與首席執行官、總裁或創始人擔任執行助理。

行業經驗 – 需具備建築、工程或酒店管理背景。

高責任感與誠信 – 對於保密性和道德工作實踐的承諾。

韌性、耐心與承諾 – 能在快速變化的環境中保持專業。

思維敏捷與資源豐富 – 能適應、獨立解決問題並主動積極。

最少監督 – 自我驅動，能預見需求並高效執行任務。

靈活性 – 願意在必要時，在週末接聽管理擁有者的電話。

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