Başvuru Talimatları: Lütfen doğrudan **** adresinden başvurun

• Bu rol, bir yaratıcı stüdyoda, takvim yönetimi, müşteri iletişimi, faturalama ve dosya organizasyonu gibi idari destek sağlama üzerine odaklanmaktadır. Aday, günlük operasyonların sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için ayrıntılara odaklanmış ve dinamik bir ortamda kıdemli tasarımcı ile yakın işbirliği içinde çalışacaktır.

İşveren Hakkında:

Müşteri, Amerika Birleşik Devletleri merkezli büyüyen bir iç mimarlık stüdyosudur ve konut ile butik ticari müşterilere sıcak, kişiselleştirilmiş alanlar yaratma konusunda uzmanlaşmıştır. Mood board'lardan nihai stillendirmeye kadar, marka, her müşterinin kişiliğini yansıtan bir şekilde işlev ve estetiği harmanlamasıyla tanınmaktadır. Stüdyo genişledikçe, ekip, arka uç operasyonlarını ve müşteri iletişimini kolaylaştıracak güvenilir, ayrıntılara odaklanmış bir İdari Sanal Asistan (Admin VA) arayışındadır.

Şirketin Temel Değerleri:

• Öncelik İnsanlar: İnsanlar için tasarlıyoruz, trendler için değil
• Ayrıntılar Önemlidir: Hassasiyet ve incelik, zanaatimizin bir parçasıdır
• İşlemi Sahiplenmek: Her proje bir işbirliğidir. Hesap verebilirliğe değer veriyoruz
• Öğrenmek ve Uyarlamak: Meraklı, açık ve her zaman gelişmeye odaklıyız

Bu Rolün Hedefleri:

• Tasarım ekibinin organize kalmasını, müşteri iletişiminin zamanında ve profesyonel olmasını ve iç süreçlerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlayan yüksek kaliteli idari destek sunmak. İdari Sanal Asistan (Admin VA), yaratıcı ekibin mükemmel tasarım çalışmaları sunmaya odaklanabilmesi için takvim, belgeler ve günlük görevleri yönetecektir.

Sorumluluklar:

• Kıdemli tasarımcının gelen kutusunu, takvimini ve randevu planlamasını yönetmek
• Müşteri taleplerine yanıt vermek ve proje kilometre taşları veya sonraki adımlar hakkında takip yapmak
• Proje klasörleri, zaman çizelgeleri ve müşteri onboarding belgelerini oluşturmak ve organize etmek
• Şablonlar kullanarak faturalar, tahminler ve teklifler hazırlamak
• Tedarikçi iletişimleri, envanter takibi ve müşteri kayıtları için veritabanlarını sürdürmek
• Tasarım sunumları, mood board’lar ve alışveriş listeleri derlemede yardımcı olmak
• Trello veya Notion gibi araçlarda görev panolarını ve kontrol listelerini güncellemek
• Kıdemli tasarımcı için kişisel asistan görevlerini yerine getirmek (seyahat rezervasyonu, malzeme siparişi vb.)
• Devam eden müşteri projeleri için haftalık durum raporları oluşturmak

• 2+ yıllık deneyim, idari veya yönetici asistanı rollerinde (virtuelle veya ofiste)
• Güçlü sözlü ve yazılı İngilizce iletişim becerileri
• Son derece organize, mükemmel zaman yönetimi ve önceliklendirme becerilerine sahip
• İletişim, belge formatlama ve çevrimiçi dosya sistemleri (Google Drive, Dropbox) ile rahat
• Trello, Notion veya benzeri proje yönetim araçlarına aşina
• Hesap tablolarında yetkin (Google Sheets veya Excel)

İstenilen Nitelikler:

• İç mimarlık, mimarlık veya ev hazırlama gibi yaratıcı sektörlerde çalışma deneyimi
• Temel sunum desteği için Canva, PowerPoint veya Adobe ile aşinalık
• QuickBooks, HoneyBook veya Wave gibi fatura platformları hakkında temel bilgi
• Müşteriler veya tedarikçilerle e-posta ve sohbet uygulamaları aracılığıyla koordinasyon deneyimi
• Pinterest, Instagram veya Houzz hakkında hafif içerik zamanlaması veya ilham kaynağı bulma bilgisi