Asisten Eksekutif Senior - Keuangan & Dukungan Bisnis adalah peran kepemimpinan tingkat tinggi yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola fungsi-fungsi administratif, keuangan, hukum, dan kepatuhan yang penting. Posisi ini akan memberikan dukungan tingkat eksekutif kepada tim Keuangan dan Operasional.

Tanggung Jawab

Keuangan & Dukungan Bisnis:

• Memimpin persiapan dan presentasi laporan keuangan yang kompleks, rekonsiliasi, dan saran pembayaran kepada pimpinan senior.
• Mengawasi penagihan dan komunikasi tindak lanjut akun, memastikan minimalnya pembayaran yang terlambat.
• Memberikan analisis keuangan strategis dan rekomendasi untuk mendukung pengambilan keputusan di tingkat eksekutif.
• Memastikan bisnis mematuhi semua persyaratan keuangan regulasi dan mempertahankan catatan keuangan yang akurat.

Dukungan Administratif & Operasional:

• Menggunakan alat AI untuk mengoptimalkan proses administratif dan meningkatkan efisiensi di seluruh departemen.
• Mengambil kepemilikan dalam penanganan kasus, persiapan dokumen, dan manajemen catatan internal melalui alat perusahaan.
• Mengawasi pemeliharaan berkas digital dan catatan pekerjaan, memastikan kepatuhan terhadap standar organisasi.
• Mengelola dan mengoptimalkan alur kerja operasional untuk kolaborasi dan eksekusi tugas yang lebih baik di seluruh tim.

Komunikasi Pelanggan & Internal:

• Menyusun dan mengirim komunikasi email profesional kepada klien dan pemangku kepentingan sesuai kebutuhan.

• Memelihara kotak masuk bersama dan memastikan respons tepat waktu dan konsisten dengan nada/merek perusahaan.

• Berkoordinasi antar departemen untuk memastikan alur kerja yang lancar dan kemajuan tugas.

Dukungan Kepatuhan dan Hukum:

• Memimpin penyusunan, peninjauan, dan negosiasi kontrak bekerja sama dengan tim hukum.
• Berkordinasi dengan pengacara untuk memastikan eksekusi kontrak dan masalah hukum tepat waktu.
• Memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan hukum dan regulasi, termasuk kepatuhan bisnis seperti SEC GIS, pengajuan pajak, undang-undang ketenagakerjaan, dan regulasi relevan lainnya.
• Membantu dalam persiapan dokumen untuk audit hukum dan kepatuhan.

Dukungan Eksekutif:

• Memberikan dukungan tingkat tinggi kepada para Eksekutif dengan mengelola pelacakan kasus yang kompleks, prioritas tugas, dan tindak lanjut.
• Mempersiapkan dan menyajikan paket pelaporan eksekutif, menyoroti metrik kunci dan kinerja bisnis.
• Mengawasi proses internal yang kritis, memastikan eksekusi yang lancar dan keselarasan dengan prioritas strategis.
• Bertindak sebagai penghubung kunci antara departemen, memastikan keselarasan operasional dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Kontribusi Strategis:

• Memberikan wawasan dan rekomendasi tingkat tinggi tentang manajemen biaya, perencanaan keuangan, alokasi sumber daya, dan masalah hukum.
• Secara aktif berkontribusi pada pengembangan rencana strategis jangka panjang perusahaan, memberikan panduan tentang kelayakan keuangan dan pertimbangan hukum.
• Memimpin upaya kolaborasi antar departemen, mendorong sinergi antara tim untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Kualifikasi:

• Sarjana Administrasi Bisnis (BBA) atau Sarjana Akuntansi diutamakan tetapi tidak diwajibkan.
• Minimal 8+ tahun pengalaman dalam peran dukungan administratif atau eksekutif, termasuk pengalaman substansial dalam manajemen keuangan, hukum, dan kepatuhan.
• Proaktif, melek teknologi, dan berpengalaman dalam mendukung eksekutif tingkat C di lingkungan yang cepat dan dinamis.
• Memahami regulasi kepatuhan bisnis seperti SEC GIS, pengajuan pajak, dan undang-undang ketenagakerjaan.
• Pengalaman yang terbukti dalam mengelola tugas keuangan kompleks, masalah hukum, dan persyaratan kepatuhan di tingkat eksekutif.
• Keterampilan kepemimpinan yang kuat, dengan pengalaman mengawasi dan membimbing tim.
• Kemampuan memecahkan masalah, komunikasi, dan keterampilan organisasi yang sangat baik.
• Mahasiswa dalam perangkat lunak akuntansi (Xero, QBO, dll.) dan alat manajemen bisnis.
• Kemahiran tingkat lanjut dengan Microsoft Office, terutama Excel, dan sistem CRM.
• Kemampuan untuk mengelola prioritas yang bersaing dan bekerja secara mandiri sambil menangani beberapa tugas prioritas tinggi.
• Pengalaman sebelumnya bekerja dengan eksekutif tingkat C atau dalam peran manajemen senior.
• Pengalaman dalam kepatuhan hukum, penyusunan kontrak, dan regulasi bisnis sangat diutamakan.