İnşaat şirketimize hem idari hem de projeyle ilgili görevlerde destek sağlayacak teknolojiye hakim ve detay odaklı bir Sanal Asistan arıyoruz. İdeal aday, faturalama, zamanlama ve dokümantasyon gibi geleneksel destek işlevlerini yürütmekle kalmayıp, aynı zamanda bize teknolojiden, şablonlardan ve yapay zeka destekli çözümlerden yararlanarak iş akışlarını sadeleştirmemize yardımcı olacaktır.

Bu rol, kaynakları verimli kullanan, organize ve hızlı tempolu bir proje ortamında operasyonları kolaylaştırmaya istekli birini gerektirir.

Ana Sorumluluklar

• Şablon Geliştirme: Teklifler, proje raporları, toplantı gündemleri ve inşaat dokümantasyonu için standart şablonlar oluşturmak ve güncel tutmak.
• Teklif Hazırlama: Proje yöneticileri ile koordineli olarak müşteri tekliflerinin taslaklarını hazırlamak, biçimlendirmek ve revize etmek.
• Faturalama ve Finansal Destek: Faturaları hazırlamak, ödemeleri takip etmek ve temel finansal kayıt tutma süreçlerine destek olmak.
• Sosyal Medya Yönetimi: Projeleri, şirket güncellemelerini ve sektörel içgörüleri sergileyen gönderiler oluşturmak ve zamanlamak.
• Proje Yönetimi İdari İşlemleri: RFI kayıtlarını yönetmek, sunum takibini yapmak, tedarikçi iletişimlerini yürütmek ve dosya organizasyonunu sağlamak.
• Görev ve Zaman Yönetimi: Proje zaman çizelgelerini, günlük görev listelerini güncel tutmak ve bekleyen maddelerin takibini sağlamak.
• Organizasyonel Destek: Dijital proje klasörlerini düzenli tutmak, izleme araçlarını güncellemek ve birden fazla aktif proje arasında sorunsuz iş akışını desteklemek.
• Teknoloji ve İş Akışı Optimizasyonu: Yapay zeka ve dijital araçlardan yararlanarak süreçleri hızlandırmak, daha akıllı sistemler kurmak ve günlük iş akışlarını basitleştirmek.

Nitelikler

• Sanal Asistan, İdari Koordinatör veya Proje Yöneticisi olarak kanıtlanmış deneyime sahip olmak (inşaat sektörü deneyimi tercih edilir).
• Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) ve/veya Google Workspace konusunda güçlü yetkinliğe sahip olmak.
• inşaat proje yönetimi araçlarına aşinalık (Procore veya Bluebeam gibi) (tercihen).
• Yüksek düzeyde teknolojiye hakim, yeni araçları hızla benimseyip optimize etme yeteneğine sahip olmak.
• Mükemmel organizasyon, iletişim ve problem çözme becerilerine sahip olmak.
• Detaylara güçlü dikkat ve aynı anda birden fazla projeyi yönetebilme yeteneğine sahip olmak.

• Bu pozisyon %100 uzaktan çalışma imkânı sunmaktadır
• Saatlik ücret 6$'a kadar
• Tam zamanlı
• ABD saat diliminde