İşe Alım Yapıyoruz: Staj Destek Yöneticisi!

Cloudstaff'ta, her yerdeki #1 çalışma ortamında bizimle çalışacak bir Staj Destek Yöneticisi arıyoruz!

Pozisyon: Staj Destek Yöneticisi

Çalışma Düzeni: Uzaktan Çalışma

Konum: Herhangi bir CS Şubesi - Angeles, Mabalacat, Makati, Ortigas, Tarlac, Cebu, Davao

Çalışma Saatleri: Sabah Vardiyası

İş Tanımı:

• Staj Yöneticisi, Staj Müdürü ve Mentorlara kritik arka ofis ve idari destek sağlar.
• Bu rol, uyumluluk belgelerinin doğru ve zamanında tamamlanmasını, müşterilerin ve stajyerlerin sistemde doğru bir şekilde yer almasını ve günlük idari görevlerin verimli bir şekilde yönetilmesini sağlar.
• Bu rol, Staj ekibinin müşteri ve stajyer etkileşimine odaklanmasını sağlarken, uyumluluğun ve operasyonel mükemmeliyetin sürdürülmesinde hayati öneme sahiptir.

Ana Sorumluluklar

• Staj Müdürü ve Mentorlara idari destek sağlamak.
• Uyumluluk belgelerinin doğru ve zamanında tamamlandığından emin olmak.
• Sistemler arasında stajyer ve müşteri kayıtlarını doğru bir şekilde tutmak.
• Destek ekibi ve müşteri gereksinimlerini karşılamak için raporlar hazırlayıp sunmak.
• Eğitim programlarını koordine etmek ve ekipler arası iletişimi desteklemek.
• Ekip gelen kutularını izlemek ve yazışmaları zamanında yanıtlamak.
• Özel projelere ve süreç iyileştirmelerine gerektiğinde katkıda bulunmak.

Pozisyonun Ana Yetkinlikleri:

• İletişim
• Açık ve profesyonel öneriler, mentorluk belgeleri ve transfer talepleri taslağı oluşturmak.
• Stajyer ve müşteri detayları hakkında ekip üyelerine ve mentorlarla güncellemeleri iletmek.
• Gelen kutusu sorgularını yönetmek, tüm e-postaların hızlı ve doğru bir şekilde işleme alınmasını sağlamak.
• Gelen aramaları yönetmek, sesli mesajları kontrol etmek ve yanıtlamak.
• Zamanında takip sağlamak için gelen kutularını (Personel gelen kutusu, İstihdam gelen kutusu ve Genel Müdür) izlemek ve yönetmek.
• Kişilerarası İlişkiler/Ekip Çalışması
• Mentorlar ve Staj Müdürü ile olumlu çalışma ilişkileri kurmak.
• Uzaktan çalışma koşullarında bile işbirlikçi, saygılı bir ekip kültürüne katkıda bulunmak.
• Planlama & Düzenleme
• TAFE eğitim programlarını mentorların Outlook takvimlerine eklemek ve Hub'da eğitimi kaydetmek.
• Rekabet eden öncelikleri yönetmek, uyumluluk belgeleri ve raporların son tarihlere uyduğundan emin olmak.
• Kayıtların kolayca alınabilmesi için yapılandırılmış dosyalama ve veri tabanı süreçlerini sürdürmek.
• Müşteri Etkileşimi ve İlişki Yönetimi
• Profesyonel müşteri önerileri ve iş şartları taslağı oluşturmak.
• İşverenlere sunmak için müşteri hazır CV'leri hazırlamak.
• Aktif Kaynaklama adaylarına araç kutusu konuşması güncellemelerini iletmek.
• Müşteri ve aday etkileşimini desteklemek için araç kutusu konuşması içeriğine katkıda bulunmak.
• Staj Etkileşimi
• Sistem veya raporlama hatalarını gidermek için mantıksal düşünmeyi uygulamak.
• Güvenlik Yönetimi
• Mentorları, güvenlikle ilgili uyumluluk belgelerini doğru bir şekilde hazırlayıp saklayarak desteklemek.
• Güvenlik eğitimi ve kayıtlarının sistemde kaydedildiğinden ve erişilebilir olduğundan emin olmak.
• Satış ve Pazarlama
• İstihdam teklifleri ve pazarlama faaliyetleri için idari destek sağlamak.
• Sistemler ve Süreçler
• Staj Merkezi, Vincere ve diğer sistemlerde doğru veri girişini sürdürmek.

Beceriler ve Nitelikler:

• En az 2 yıllık idari deneyim, tercihen uyumluluk, istihdam veya eğitim sektöründe.
• Veritabanı yönetimi ve MS Office / Google Workspace dahil olmak üzere güçlü bilgisayar becerileri.
• Veri girişinde yüksek dikkat ve doğruluk.
• Uzaktan ortamda bağımsız çalışma yeteneği.
• Harika organizasyon ve zaman yönetimi becerileri.
• Güçlü İngilizce yazılı ve sözlü iletişim becerileri.
• Avustralya mesleki eğitimi, istihdam veya staj konusunda önceki deneyim (isteğe bağlı ancak zorunlu değildir).

Gözden Geçirilemeyecek Beceri ve Gereksinimler:

• En az 2 yıllık idari deneyim, tercihen uyumluluk, istihdam veya eğitim sektöründe.
• Veritabanı yönetimi ve MS Office / Google Workspace dahil olmak üzere güçlü bilgisayar becerileri.
• Veri girişinde yüksek dikkat ve doğruluk.