İş Özeti

İdari Uzman, zaman çizelgelerini yöneterek, PMO raporları hazırlayarak ve İş Tanım Belgelerini (SOW) denetleyerek proje finansal yönetişimini destekler. Bu rol, doğru proje takibi, etkin kaynak tahsisi ve sabit maliyetli fon kullanımını, proje bitiş hatırlatmalarını da içeren proje finansal durumu hakkında zamanında iletişimi sağlar; aynı zamanda verimliliği ve süreç iyileştirmelerini artırmak için PMO ve İK sistemlerinden yararlanır.

Temel Sorumluluklar

Zaman Çizelgesi Yönetimi ve Kaynak Takibi

• Zoho People ve entegre proje sistemlerini kullanarak çalışan ve yüklenici zaman çizelgelerini takip, gözden geçirme ve konsolide etme.
• Proje, İK ve finans politikalarına uygun olarak zaman girişlerinin doğru ve zamanında yapılmasını sağlama.
• İş gücü planlaması, kullanım takibi ve maliyet analizi desteği için zaman dağılımı verilerini analiz etme.

PMO Raporlama ve Proje Performansı

• Jira ve finansal sistemlerden alınan verilerle proje durumu, tüketim hızı, bütçe ve gerçekleşen karşılaştırması ile kaynak kullanımı bilgilerini içeren PMO raporları oluşturma ve güncelleme.
• Proje yöneticilerine proje performansı, riskler ve kapasite kısıtları konusunda öngörüler sağlama.
• Liderlik ve PMO incelemeleri için panoları ve standart raporlama şablonlarını koruma.

İş Tanım Belgeleri (SOW) Yönetimi

• Proje kapsamı, teslimatlar, zaman çizelgeleri ve finansal şartları tanımlayan İş Tanım Belgeleri (SOW) hazırlama, takip etme ve yönetme.
• SOW kilometre taşları, değişiklikleri ve yenilemelerini proje yöneticileri, finans ve paydaşlarla koordine ederek izleme.
• SOW’lar, Jira’daki proje planları ve finansal raporlama arasında uyum sağlama.

Proje Bitişi ve Sabit Maliyet Fon Takibi

• Onaylı SOW’lara göre sabit maliyetli proje bütçelerini ve fon tüketimini izleme.
• Paydaşlara proje bitişi ve sabit maliyet fonu tükenmesi hatırlatmalarını proaktif olarak iletme.

Süreç Haritalama ve Sürekli İyileştirme

• Finans ve Analitik Ekibi süreçleri genelinde boşlukları, verimsizlikleri ve otomasyon fırsatlarını belirleme.
• Veri doğruluğunu, raporlama tutarlılığını ve operasyonel verimliliği artırmak için sürekli iyileştirme girişimlerini destekleme.

Nitelikler ve Beceriler

• Finans, İşletme veya ilgili alanlarda lisans derecesi.
• Jira, Zoho People veya benzeri PMO ve İK sistemleriyle deneyim.
• Zaman çizelgesi yönetimi, proje finansmanı veya PMO raporlama deneyimi tercih edilir.
• Süreç haritalama araçları veya metodolojileri konusunda deneyim ve güçlü analitik ile dokümantasyon becerileri.
• İleri düzey Excel/Google E-Tablolar becerisi; pano veya raporlama deneyimi ek avantaj sağlar.
• Güçlü iletişim, organizasyon ve paydaş yönetimi yetkinlikleri.