Kami mencari Penyelaras Acara Kontrak yang sangat teratur dan teliti untuk mengurus perancangan, penyelarasan, dan pelaksanaan acara luar yang penting, termasuk pelancaran awam, makan tengah hari rakan kongsi, dan penglibatan media. Penyelaras Acara akan memastikan penyelarasan dan pengeluaran yang lancar dengan bekerja rapat dengan vendor, rakan kongsi, dan pihak berkepentingan lain.

Tanggungjawab Utama:

Perancangan Acara & Logistik

• Mengembangkan dan mengurus garis masa acara, memastikan semua batu tanda dicapai.
• Menyelaraskan dengan vendor luar, pembekal, lokasi, dan rakan kongsi untuk mendapatkan pengaturan yang diperlukan.
• Memastikan semua logistik acara, termasuk penyediaan lokasi, permit, katering, dan keperluan audiovisual, dipenuhi.
• Mengawasi gaya acara, penjenamaan, dan pengalaman agar selaras dengan identiti organisasi.

Penyelarasan Vendor & Rakan Kongsi

• Bertindak sebagai titik utama hubungan bagi vendor luar, wakil media, dan organisasi rakan kongsi.
• Menandatangani kontrak dan perjanjian dengan pembekal untuk mendapatkan perkhidmatan terbaik dalam bajet.
• Memastikan pembayaran tepat pada masanya dan mematuhi perjanjian.

Pengeluaran & Pelaksanaan

• Mengawasi penyediaan dan pembongkaran acara, memastikan operasi berjalan lancar pada hari acara.
• Berkongsi penyelarasan di lokasi dan menyelesaikan masalah untuk menangani sebarang isu yang timbul.
• Bekerja dengan wakil media dan PR untuk memudahkan liputan dan memastikan penglibatan media yang lancar.

Bajet & Dokumentasi

• Membantu dalam mengurus bajet acara, memastikan penyelesaian yang berkesan dari segi kos.
• Memelihara rekod perbelanjaan acara, invois, dan laporan untuk penilaian pasca-acara.
• Memberikan penilaian pasca-acara, termasuk maklum balas dan cadangan untuk acara akan datang.

Kelayakan:

• Pengalaman terbukti dalam penyelarasan acara, pengeluaran, atau pengurusan projek.
• Kemahiran organisasi yang kuat dengan keupayaan untuk mengurus pelbagai tugas dan tarikh akhir.
• Kemahiran komunikasi dan negoisasi yang sangat baik untuk penyelarasan vendor dan rakan kongsi.
• Kebolehan untuk bekerja secara bebas sementara memastikan keselarasan dengan pasukan pemasaran dalaman.
• Pengetahuan tentang logistik acara, pengeluaran, dan pengurusan vendor.
• Kefleksibelan untuk bekerja di lokasi semasa acara dan di luar waktu kerja biasa jika perlu.

Laporan kepada: Pengurus Jenama dan Kandungan Nasional

Sila rujuk kepada deskripsi pekerjaan.