• 我們正在尋找一位經驗豐富的執行秘書和運營專員，以為高級管理層提供全面的行政、研究和協調支持。理想的候選人應具備至少五年的相關經驗，支持高級主管，擁有強大的信息技術能力，以及出色的組織和溝通技巧。該職位涉及支持本地和海外辦公室，根據需要進行遠程工作，未來可能轉為混合工作安排。此職位也重視對現代人工智能工具的熟悉，以提升生產力和效率。

• 管理和維護高級管理人員的日程、約會和旅行安排。
• 進行研究並匯編數據，以供報告、演示和決策之用。
• 協調與政府機構、部門負責人及其他關鍵人員的聯繫。
• 與外部機構、顧問、供應商和官員會面並溝通，以安排會議、協調活動並協助解決問題。
• 代表高級管理人員參加虛擬和面對面的會議；準確記錄會議紀要並跟進行動事項。
• 進行面試和會議，包括安排、準備議程和記錄結果。
• 尋找新供應商，進行供應商研究，管理供應商數據庫，並支持採購活動。
• 通過與國際團隊協調，處理跨境通信，並協助全球項目來支持海外辦公室。
• 根據需要進行遠程工作，保持在不同時區的高生產力和反應能力。
• 準備、校對和編輯信函、報告和PowerPoint演示文稿。
• 組織和維護檔案系統（電子和紙質），確保信息安全和可訪問性。
• 以謹慎和專業的態度處理機密文件和通信。
• 跟踪和優先處理高級管理人員的任務和截止日期，以確保項目的及時完成。
• 協助策劃和協調高優先級的會議、活動和項目。
• 根據執行團隊的指示，為特殊項目和倡議提供支持。
• 如有需要，能夠進行本地或海外旅行，以參加會議、活動或與外部利益相關者協調。
• 執行指派的其他相關行政職責。

*我們理想的候選人*

• 商業管理、辦公室管理或相關領域的學士學位
• 至少5年的執行秘書或類似的高層支持角色或商業運營的證明經驗

*要求和技術能力*

• 熟練使用Microsoft Office套件（Word、PowerPoint、Excel、Outlook），並熟悉辦公管理軟件、商業分析、報告工具及客戶關係管理軟件
• 優秀的組織和時間管理能力，能在快節奏的環境中有效地多任務處理和優先排序。
• 卓越的書面和口頭溝通技巧。
• 強大的人際交往能力；能夠有效地與各級利益相關者互動。
• 在處理敏感信息時具有高度的誠信、謹慎和保密性。
• 有協調政府機構、外部組織和供應商的經驗者優先。
• 有支持海外辦事處或與國際團隊合作的經驗者優先。
• 願意並能夠根據需要出差。
• 能夠舒適地遠程工作及跨時區工作。

*工作安排*

• 該角色支持本地和海外辦事處，並要求能夠遠程工作。
• 請注意：工作安排未來可能會轉變為混合模式，結合遠程工作和安排的辦公室日。
• 靈活性和適應變化工作環境的能力至關重要。

加入我們，並在支持我們的領導和推動組織成功方面發揮關鍵作用——無論是在本地還是國際上！