Genel İş Tanımı

IQ BackOffice'in Kıdemli ABD Bordro Uzmanı, bordro personelini denetlemekle sorumludur. Görevleri, Bordro Uzmanları'nın işe alınması ve eğitilmesi, bordronun yeni çalışanlar için işlenmesi veya bordro takvimlerinin izlenmesi gibi İK, Muhasebe, Genel Muhasebe gibi belirli departmanların koordine edilmesini içermektedir. Ayrıca, Bordro Ekibi'nin genel performansından da sorumludur.

Görevler ve Sorumluluklar

• Tüm müşteri teslimatlarının zamanında mükemmel kalitede karşılanmasını sağlar.
• Ekip üyelerini denetler ve idari sorumlulukları yerine getirir.
• Müşterilerle, tüm teslimatların durumu ve hesaplarıyla ilgili tüm sorunlar hakkında iletişim kurar. Ekibin müşteri iletişimlerini yönetir.
• Üretkenliği, kalite izleyicilerini, raporları, posta kutusu durumunu, kontrol listesini ve gerekebilecek diğer istatistikleri izler.
• Yönetimi, proje durum güncellemeleri, geri bildirim ve ana süreç odaklı hedeflerle ilgili uygun raporlama sağlar.
• İş hacmini belirler ve hesap önceliklerinin ve SLAların tatmin edici bir şekilde karşılandığını sağlamak için uygun ekip üyelerini atar.
• Üretim metriklerinin karşılandığını ve şirket politikalarına uyulduğunu sağlayarak ekip performansını yönetir. Performansı iyileştirilmesi gereken ekip üyelerine rehberlik eder.
• Müşterinin SOP'lerinin ve kurallarının belgelenmesini, güncel olmasını ve ekip üyelerinin başvurabileceği şekilde hazırda olmasını sağlayarak ekip için yöntem ve talimatların çözümünde rehberlik eder. Kuralların yanıt vermediği, kuralın uygulanmasındaki belirsizlik ve daha fazla açıklama gerektiren kurallar gibi durumları müşteri destek birimine yükseltir.
• Ekip üyelerine yumuşak beceriler, sistem bilgisi ve sorunlarını ele alma konusunda zamanında geri bildirim verir. Öncelikler, beklentiler, sorunlar ve çözümler hakkında tartışmak için düzenli ekip toplantıları gerçekleştirir.
• Ekip kapasitesini, izin kullanımını ve diğer katılım ile ilgili etkenleri, planı, fazladan çalışma önerilerinin erken değerlendirmesini izleyerek yönetir, İK, IT ve İdare gibi diğer destek ekipleriyle iş birliği yapar. Ekip ihtiyaçlarını belirler ve doğrudan üstüne hızlı önerilerde bulunur.
• Ekibe performans sonuçlarını düzenli olarak sunar ve başarısız hedeflerdeki başarılar ve öğrenimler hakkında en iyi uygulamaları paylaşır.
• Ödül ve Tanıma programına aktif ve zamanında katılır.
• Bireysel ekip üyelerinin performansını izler ve değerlendirme konusunda KRA'lar, Bireysel Gelişim Planı ve iyileştirme fırsatlarını içeren koçluk ve periyodik diyaloglar gerçekleştirir.
• Müşteri hizmetleri ekibiyle işbirliği yaparak iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.
• Üretim ekibinin liderleriyle düzenli iletişim kurar ve daha iyi iş ilişkileri geliştirmeye çalışır.
• Geçiş ekibiyle aktif olarak çalışarak yeni hesapların bilgi aktarımını sağlar. Geçişin iyileştirilmesi yönünde önerilerde bulunur, özellikle bu faaliyetlerin işleyiş üzerinde bir etkisi olursa.
• Bordro ödemelerini ve hesap uzlaştırmalarını denetler ve gözden geçirir.
• Ekip, müşteriler ve diğer departmanlar ile uygun ve doğru iletişim sağlar.
• Bordro, yararlar, eğitim, katılımlar, performans yönetimi, disiplin işlemleri vb. konularda İK ile koordinasyon sağlar.
• Performansı artırmak, hizmet seviyelerini yükseltmek ve maliyet iyileştirmeleri yapmak için planlar, prosedürler, programlar geliştirir, önerir ve uygular. Verimliliği artırma fırsatlarını süreç gözden geçirmeleri, değerlendirme ve prosedürlerin ve araçların formülasyonu ve uygulanması yoluyla belirler.
• Belirlenen zaman diliminde, kaliteli, kapsamlı ve ödev görevlerinin tamamlanmasını sağlamak amacıyla atanmış ekibin işini ayrıntılı bir şekilde gözden geçirir.
• IQ’nun Bordro ekibine liderlik sağlar.
• Etkililiği artırma fırsatlarını küresel ekiplerden yararlanarak belirler.
• Müşterilerle belirlenen iç kontrol, politikalar ve prosedürlerin önerilmesinden ve uygulanmasından sorumludur.
• Müşteri ve diğer paydaşlarla ilişkiler geliştirir.
• Şirketin prosedürlerine uygun olarak süreç kontrollerini geliştirir ve yönetir.
• Müşterilerin iş ihtiyaçlarını anlar ve ekibi buna göre yönetir.
• Müşterilerin bordrosunu gözden geçirir ve onaylar (son kontrol).

Tercih Edilen Beceriler

• İnsan becerileri
• Performans ve İnsan Yönetimi
• Ortalama ile mükemmel Microsoft Excel becerileri
• Liderlik, iç ortaklar ve müşterilerle net ve etkili bir şekilde iletişim kurma yeteneği ile mükemmel sözlü ve yazılı iletişim becerilerine sahip olmalıdır.
• Teknik beceriler bu pozisyon için çok önemlidir; çünkü bu, ayrıntılı bilgiye sahip olmayı ve görevleri ekip üyeleri arasında devretmeyi gerektirir.

Eğitim ve Deneyim

• Yüksek hacimli ve karmaşık Bordrolar yönetiminde 3-4+ yıllık deneyim.
• En az 2 yıl, bir ekip yönetme veya liderlik etme deneyimi.
• Uçtan uca bordro deneyimi artı, güçlü analitik ve teknik uzmanlık.
• Bordro, yararlar ve vergilendirme hakkında açık bir anlayış, geçerli yasama gerekliliklerini anlama.
• Müşteri düzeyinde bordro operasyonel maddelerini titiz bir şekilde planlar, organize eder ve çözer.; olumlu değişim yönetimi yetenekleri ile birlikte.
• Bachelor’s Degree iktisadi veya eşdeğer iş tecrübesi istenmektedir.

Lütfen iş tanımına bakınız.