Misión del Trabajo

El Especialista - Paralegal (Contratos) es responsable de proporcionar apoyo legal y administrativo al Equipo de Proyectos Especiales y Contratos, así como al Equipo Legal de AEV, gestionando y manteniendo su documentación, papelería y registros diarios de acuerdo con los procedimientos, pautas, políticas y mejores prácticas de la Compañía, con el objetivo de mantener el funcionamiento óptimo del Equipo y el uso óptimo de los recursos legales de la empresa.

Lo que Harás:

General:

• Responsable de la gestión de documentos, como recibir, enviar/trasmitir y custodiar documentos;
• Supervisar la producción de documentos, que incluye etiquetado de documentos, escaneo, fotocopiado, impresión y encuadernado;
• Coordinar el archivo de documentos del proyecto de acuerdo con la política de archivo del Grupo Aboitiz;
• Asistir a los abogados durante reuniones/negociaciones/capacitaciones/eventos (según sea necesario);
• Proporcionar apoyo administrativo general al Equipo Legal de AEV
• Conversión de archivos
• Envío de documentos para firma

Responsabilidades Específicas de Contratos y Transacciones:

• Monitorear las solicitudes de revisión de contratos a través del Formulario de Endoso de Contratos
• Mantener y actualizar las Plantillas KISS (plantillas de documentos diarios del Grupo Aboitiz);
• Redactar y revisar contratos simples asignados por los asesores legales;
• Proporcionar servicios de corrección de pruebas, edición, limpieza y formato de documentos a los asesores legales que están revisando y/o redactando contratos
• Comparar diferentes versiones de documentos

Gestión de Clientes, Proyectos Especiales y CFT Proporcionar apoyo administrativo para proyectos y transacciones especiales, incluyendo:

• Preparación y monitoreo de listas de verificación
• Ayudar al POC Legal de Proyectos/Transacciones en la recopilación de documentos que deben presentarse a agencias gubernamentales en relación con proyectos y transacciones especiales
• Coordinar con el POC Legal de Proyectos/Transacciones y el Lider de Equipo de Inversiones para llevar a cabo la entrega y revisión retroactiva
• Manejar el proceso de acreditación de asesores legales externos;
• Preparar y finalizar la matriz de asesores legales externos para proyectos especiales

Gestión de Documentos y Registros (Relacionados con Transacciones):

• Gestionar la plataforma de automatización de contratos y asuntos relacionados;
• Archivar documentos y registros de acuerdo con la clasificación y archivo de documentos definidos;
• Asistir en la indexación de la base de datos actual de Proyectos Especiales y Contratos para archivado;
• Mantener un inventario activo de registros y documentos;
• Asegurarse de que los registros y documentos estén disponibles cuando sean necesarios y puedan ser recuperados de la ubicación de almacenamiento/especificada

Iniciativas de Equipo:

• Desarrollar y ejecutar plataformas e iniciativas digitales;
• Liderar iniciativas y compromisos de equipo específicamente asignados por un superior directo;
• Proporcionar asistencia administrativa a los asesores legales designados para liderar iniciativas de equipo para garantizar la finalización del 100% de las iniciativas del equipo;
• Gestionar el micrositio del equipo

Lo que Estamos Buscando:

• Título de Licenciatura, preferentemente en Administración de Empresas, Gestión Legal;
• Un mínimo de 3 años en un rol o función relacionada;
• Fuerte experiencia en redacción y revisión de contratos, gestión de bases de datos de contratos y gestión de proyectos especiales, como asistencia en diligencia debida y requisitos de cierre;
• Altamente organizado, proactivo y capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión;
• La experiencia previa en un bufete de abogados o en una empresa que cotiza en bolsa es una ventaja.

Por favor, consulte la descripción del trabajo.